TimeTac Alternativen 2026: Preise, Grundgebühr und 6 Zeiterfassungs-Apps im Vergleich

TimeTac im Kurzprofil: Anbieter, Funktionen, Preismodell

Hinter TimeTac steht die TimeTac GmbH mit Sitz in der Schmiedgasse in Graz (Österreich); nach eigenen Angaben nutzen über 10.000 Unternehmen die Software. Das Produkt ist als modulare Cloud-Lösung aufgebaut. Die beiden Kernmodule sind Arbeitszeit und Abwesenheit (Kommen, Gehen, Pausen, Urlaub, Fehlzeiten, Stundenabrechnung) und Projektzeit (Projekte, Budgets, Auslastung). Daneben bewirbt der Anbieter eine Dienstplanung, eine digitale Personalakte, eine automatische Zeiterfassung im Hintergrund – die frühere App EARLY gehört laut Website inzwischen zu TimeTac – sowie Hardware: Zeiterfassungsterminals mit Fingerprint oder Chip, NFC-Lösungen und einen Zeiterfassungswürfel, mit dem Tätigkeiten durch Drehen gewechselt werden.

Das Modul Projektzeit kostet separat 8,00, 10,00 bzw. 12,50 Euro je Benutzer und Monat bei Jahreszahlung (monatlich 9,00, 11,00 bzw. 14,50 Euro). Wer beide Module kombiniert, erhält laut Preisseite 10 Prozent Rabatt. Hardware-Terminals und NFC-Geräte werden individuell bepreist. Alle Pläne lassen sich 30 Tage ohne Kreditkarte testen; ein dauerhaft kostenloser Tarif existiert nicht. Eine Mindestzahl an Benutzern nennt der Konfigurator nicht – er rechnet auch für eine einzelne Lizenz, dann allerdings mit der vollen Grundgebühr.

Die Grundgebühr ist der Punkt, an dem sich TimeTac rechnerisch am deutlichsten von reinen Pro-Kopf-Tarifen unterscheidet. Bei zehn Benutzern im Plan Standard ergeben sich bei Jahreszahlung 20 Euro plus zehnmal 8 Euro, also 100 Euro im Monat oder 10 Euro pro Kopf. Bei Essential sind es 65 Euro, also 6,50 Euro pro Kopf. Je größer das Team, desto weniger fällt die feste Gebühr ins Gewicht; bei 50 Benutzern im Plan Standard liegt der effektive Kopfpreis nur noch bei 8,40 Euro.

Wofür TimeTac gut ist – und wann Betriebe vergleichen

TimeTacs Stärke ist die Tiefe der Arbeitszeitregeln. Ab dem Plan Standard lassen sich Arbeitszeitmodelle mit Überstundenregelungen, Zuschlägen und Lohnarten hinterlegen, Jahressalden statt eines täglichen Solls konfigurieren, Pausenverstöße melden und Anträge über Freigabe-Workflows steuern. Für den Mittelstand mit mehreren Standorten, Teilzeit- und Minijobmodellen und Terminalbedarf in Halle oder Werkstatt ist das ein ernstzunehmendes Paket. Die Gegenseite beschreibt unser Direktvergleich Aplano vs. TimeTac: Nutzerbewertungen loben den Support und das flexible Berichtswesen, nennen die Administrationsoberfläche aber eher überladen.

In der Praxis führen vier Gründe zum Vergleich:

• Kleine Teams und die Grundgebühr. Ein Betrieb mit fünf Beschäftigten zahlt im Plan Essential bei Jahreszahlung 42,50 Euro im Monat – effektiv 8,50 Euro pro Kopf statt 4,50 Euro. Wer mit Pro-Kopf-Tarifen ohne Grundgebühr vergleicht, sieht den Unterschied sofort.
• Funktionen hinter der Planstufe. Freigabe-Workflows, Überstundenregeln und Geofencing beginnen erst bei Standard. Wer diese Funktionen braucht, sollte mit 8 Euro plus Grundgebühr rechnen, nicht mit dem Einstiegspreis.
• Dienstplan und Zeit aus einer Hand. TimeTac hat inzwischen eine Dienstplanung im Funktionsumfang, der öffentliche Preiskonfigurator weist dafür aber keinen eigenen Preis aus. Schichtbetriebe, die Soll aus dem Plan und Ist aus der Buchung in einem System abgleichen wollen, vergleichen deshalb häufig mit Lösungen, bei denen beides im Tarif steckt.
• Projektzeit und Arbeitszeit getrennt bepreist. Wer beides braucht, bucht zwei Module; mit Kombi-Rabatt bleibt das spürbar teurer als ein einzelner Plan. Agenturen und Dienstleister prüfen deshalb gern Werkzeuge mit Abrechnungsschwerpunkt.

Die Gegenprobe gehört dazu: Für einen Betrieb mit 50 oder mehr Beschäftigten, vielen Arbeitszeitmodellen und Bedarf an Hardware-Terminals ist TimeTac ein passendes System. Trifft keiner der vier Gründe zu, ist ein Wechsel selten die bessere Investition.

Die sechs Alternativen im Vergleich

Die Tabelle nennt nur Preise, die die Anbieter öffentlich ausweisen, netto und mit Abrufdatum. Wo ein Preis von Teamgröße, Zahlweise oder Paket abhängt, steht das dabei.

Pro-Kopf-Tarife, Festpreise und Pakete mit Grundgebühr reagieren unterschiedlich auf die Teamgröße. Ein Rechenbeispiel für zehn Beschäftigte mit reiner Arbeitszeiterfassung bei Jahreszahlung: TimeTac Essential 65 Euro, clockodo Basic 38 Euro, timr Regular 72 Euro, Timebutler 59,95 Euro, Aplano Pro 45 Euro – bei Aplano einschließlich Dienstplanung. Wie man solche Vergleiche fair aufsetzt, zeigt der Beitrag Was kostet eine Zeiterfassungs-App?.

Die Alternativen im Profil

1. Aplano – Dienstplan und Zeiterfassung ohne Grundgebühr

Aplano rechnet ausschließlich je Mitarbeiter und Monat ab: Core 0,50 Euro, Basic 2,00 Euro, Pro 4,50 Euro, netto, mit einem Monat Laufzeit. Im Pro-Tarif stecken Schichtplanung, Zeiterfassung, Stundenkonten, Urlaubsanträge, Zuschläge, automatische Dienstplanung, Konfliktmeldungen, API und Mitarbeiter-Chat. Gestempelt wird per App (iOS und Android), im Browser oder an einer Stempeluhr-Station auf einem eigenen Tablet mit RFID oder Fingerabdruck; Geofencing ist möglich. Der Bezug zu TimeTac ist direkt: Bei zehn Beschäftigten stehen 45 Euro im Monat inklusive Dienstplan gegen 65 Euro für TimeTac Essential ohne Workflows. Die Grenzen gehören dazu: Zeiterfassung gibt es erst ab Pro, und ein dediziertes Hardware-Terminal bietet Aplano nicht an – wer robuste Wandgeräte am Werkstor braucht, ist bei TimeTac besser aufgehoben. Bewertungen: Capterra 4,8/5 bei 113, OMR Reviews 4,7/5 bei 206 (Stand Juli 2026). Mehr auf der Aplano-Detailseite und im Direktvergleich Aplano vs. TimeTac.

2. clockodo – Projektzeit und Abrechnung

clockodo trennt zwei Produktlinien und verzichtet ausdrücklich auf eine Grundgebühr. Clockodo Arbeitszeit deckt Kommen, Gehen, Pausen, Urlaub und Stundenkonten ab (Basic 4 Euro, Basic Plus 6 Euro mit Single Sign-on und automatischen Backups). Clockodo Projektzeit enthält die Arbeitszeiterfassung und ergänzt Projektcontrolling, Budgets, Stundensätze und die Übergabe von Rechnungspositionen an Rechnungstools (Pro 10 Euro, Pro Plus 12 Euro). Bei Jahreszahlung sinken die Preise um fünf Prozent, gekündigt werden kann zum Monatsende. Der Unterschied zu TimeTac: Projektzeit schließt hier die Arbeitszeit ein, statt als zweites Modul hinzuzukommen. Eine Schichtplanung ist im Tarifumfang nicht ausgewiesen. Details im Vergleich Aplano vs. clockodo.

3. Crewmeister – günstiges Stempeln mit Terminal-Modus

Crewmeister setzt auf einen niedrigen Einstieg: Go ab 1,50 Euro, Easy ab 2 Euro, Pro ab 3 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Diese Ab-Preise gelten laut Anbieter für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden; kleinere Teams zahlen pro Kopf mehr, der genaue Betrag wird im Gespräch berechnet. App, Terminal-Modus auf Tablet oder PC, GPS-Standort und Excel-Export sind schon im Go-Paket enthalten, der Schichtplaner kostet ab 2 Euro zusätzlich. Wer von TimeTac vor allem wegen des Preises wechseln will und rund 50 Beschäftigte hat, findet hier ein schlankes Paket. Eine eigene Einordnung steht unter Crewmeister-Alternativen.

4. timr – Arbeitszeit, Projektzeit und Fahrtenbuch in einem Plan

timr bündelt Arbeitszeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Projektzeit und Fahrtenbuch schon im Plan Regular für 8 Euro je Benutzer und Monat (jährlich 7,20 Euro), ohne Grundgebühr. Die höheren Pläne Plus und Enterprise ergänzen Projektbudgets und Projektdokumentation und kosten zusätzlich eine monatliche Pauschale je Konto; Zusatzmodule wie Überstunden und Zuschläge oder erweiterte Berechtigungen werden ebenfalls pro Konto berechnet. Die Apps arbeiten offline. Ein Free-Plan deckt einen Benutzer mit einer Funktion ab, ab 20 Benutzern gibt es Mengenrabatte, die Testphase dauert 14 Tage ohne Kreditkarte.

5. Timebutler – Festpreis statt Pro-Kopf-Rechnung

Timebutler rechnet mit einem Teampreis, in dem alle Funktionen enthalten sind: Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung, Überstunden, digitale Personalakte, Berichte, Stempeluhr-Terminal, Schichtplanung und App. Der Preisrechner nennt 29,95 Euro pro Monat bis fünf Personen und 59,95 Euro für sechs bis 35 Personen; jede weitere Person kostet 1,39 Euro, über 200 Nutzer gibt es individuelle Angebote. Die Testphase dauert sechs Wochen und läuft automatisch aus. Für Betriebe, deren Schwerpunkt auf Urlaub und Abwesenheit liegt, ist das gut kalkulierbar; bei sechs oder sieben Personen ist der Kopfpreis allerdings hoch.

6. Papershift – automatische Schichtzuweisung

Papershift verkauft Pakete nach Teamgröße zuzüglich 39 Euro Grundgebühr im Monat. Für 16 Mitarbeitende nennt die Preisseite 64 Euro (Core: Zeiterfassung und Personalakte), 96 Euro (Premium: zusätzlich Dienstplanung mit automatischer Schichtzuweisung nach Regeln und Mehr-Standort-Planung) und 144 Euro (Professional: vollautomatische Dienstplanbelegung, Zuschläge und Lohnarten, Workflows); bei jährlicher Zahlung sind es zehn Prozent weniger. Die Testphase dauert 14 Tage. Wie bei TimeTac fällt die Grundgebühr bei kleinen Teams deutlich ins Gewicht.

Auswahlkriterien: Welche Alternative zu welchem Bedarf passt

Der Einstiegspreis allein führt zuverlässig zum falschen Paket. Entscheidend ist, was ein Betrieb tatsächlich braucht – und in welcher Planstufe es enthalten ist.

Unabhängig vom Anbieter lohnen drei Prüfpunkte. Erstens der Erfassungsweg: App, Browser und Stempelstation sollten nebeneinander funktionieren, damit niemand ohne Möglichkeit zum Buchen dasteht. Zweitens der Korrekturprozess: vergessene Buchungen, Nachträge mit Freigabe und eine nachvollziehbare Änderungshistorie – seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung (1 ABR 22/21 vom 13. September 2022) ist das keine Komfortfrage mehr. Drittens der Monatsabschluss: Stundenkonten, Überstunden und Abwesenheiten müssen sich ohne Handarbeit exportieren lassen. Die vollständige Prüfliste steht unter 7 Kriterien für eine gute Zeiterfassungs-App.

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