Crewmeister Alternativen 2026: 6 Zeiterfassungs-Apps im Vergleich

Crewmeister im Kurzprofil: Funktionen und Preismodell

Crewmeister wurde nach eigenen Angaben 2016 gegründet und nennt auf der Website über 18.000 Kundenunternehmen. Der Schwerpunkt liegt klar auf der Arbeitszeiterfassung: Beschäftigte stempeln per App für iOS und Android – laut Anbieter auch ohne Internetverbindung –, per Web-Login oder im Terminal-Modus, der ein handelsübliches Tablet oder einen PC in eine gemeinsame Stempelstation verwandelt. Dazu kommen Projektzeiterfassung, optionale GPS-Standorterfassung, wahlweise minutengenaue Pausenerfassung oder automatischer Pausenabzug sowie ein Excel-Export. Ab dem Easy-Paket sind Urlaubsplaner, Krankheits- und andere Abwesenheiten und ein Überstundenkonto enthalten, im Pro-Paket außerdem erweiterte Projektzeiterfassung, Terminalvarianten, individuelle Berechtigungen und Zuschläge.

Zwei Details sind für den Vergleich entscheidend. Erstens gelten die Ab-Preise laut FAQ des Anbieters für ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden bei jährlicher Zahlweise; je kleiner das Team, desto höher der Preis pro Nutzer. Einen öffentlichen Preis für andere Teamgrößen nennt die Seite nicht, der konkrete Betrag wird im Beratungsgespräch berechnet. Für Betriebe mit mehr als 50 Beschäftigten erstellt Crewmeister ein individuelles Angebot. Zweitens ist die Vertragsseite kundenfreundlich: Gezahlt wird monatlich oder jährlich (bei Jahreszahlung ist ein Monat gratis), gekündigt werden kann jederzeit zum Ende der laufenden Abo-Periode, und die 14-tägige Testphase startet ohne Zahlungsdaten und endet automatisch.

Wann Betriebe nach Alternativen suchen

Ein Wechsel ist kein Selbstzweck. In der Praxis tauchen vier Gründe immer wieder auf:

• Schichtplanung gehört dazu. Wer Dienstpläne schreibt und Zeiten erfasst, zahlt bei Crewmeister Paket plus Schichtplaner. Bei Pro sind das rechnerisch ab 5 Euro pro Nutzer und Monat – und das bereits auf Basis von 50 Mitarbeitenden. Systeme, die Planung und Zeiterfassung in einem Tarif bündeln, lassen sich damit direkt vergleichen.
• Kleine Teams und Preistransparenz. Die Staffelung nach Teamgröße bedeutet, dass ein Betrieb mit acht oder fünfzehn Personen seinen tatsächlichen Preis erst auf Anfrage erfährt. Wer Listenpreise ohne Rückfrage vergleichen will, braucht Anbieter mit festen Pro-Kopf-Tarifen.
• Projektcontrolling und Abrechnung. Crewmeister erfasst Projektzeiten; Agenturen, Planungsbüros oder Dienstleister, die Budgets überwachen und Rechnungspositionen erzeugen wollen, suchen häufig ein Werkzeug mit Abrechnungsschwerpunkt.
• Komplexe Arbeitszeitregeln. Viele Arbeitszeitmodelle, Jahressalden statt Tagessoll, Freigabe-Workflows über mehrere Ebenen – hier lohnt der Blick auf modular aufgebaute Systeme.

Die Gegenprobe gehört dazu: Für einen Betrieb mit rund 50 Beschäftigten, der vor allem stempeln, Abwesenheiten führen und Zeiten exportieren will, ist Crewmeister ein günstiges und unkompliziertes Paket. Trifft keiner der vier Gründe zu, ist ein Wechsel selten die bessere Investition.

Die sechs Alternativen im Vergleich

Die Tabelle nennt nur Preise, die die Anbieter öffentlich ausweisen, jeweils netto und mit Abrufdatum. Wo ein Preis von Teamgröße oder Paketwahl abhängt, steht das dabei.

Die Preise sind nur bedingt direkt vergleichbar: Pro-Kopf-Tarife, Flatrates und Pakete mit Grundgebühr reagieren unterschiedlich auf die Teamgröße. Wie man trotzdem fair rechnet, zeigt der Beitrag Was kostet eine Zeiterfassungs-App?.

Die Alternativen im Profil

1. Aplano – Dienstplan und Zeiterfassung in einem Tarif

Aplano rechnet je Mitarbeiter und Monat ab: Core 0,50 Euro, Basic 2,00 Euro, Pro 4,50 Euro, netto, monatlich kündbar. Im Pro-Tarif sind Schichtplanung, Zeiterfassung, automatische Schichtplanung, API und Mitarbeiter-Chat zusammen enthalten. Gestempelt wird per App (iOS und Android), im Browser oder an einer Stempeluhr-Station auf einem eigenen Tablet mit RFID oder Fingerabdruck; Geofencing, Stundenkonten, Überstunden, Abwesenheiten und Urlaubskonten sowie Hinweise auf Pausen- und Ruhezeitkonflikte nach ArbZG laufen im selben System. Der direkte Vergleichswert zu Crewmeister ist damit 4,50 Euro gegen Pro plus Schichtplaner ab 5 Euro – ohne dass der Aplano-Preis von einer Teamgröße abhängt. Die Grenzen gehören dazu: Zeiterfassung gibt es erst ab Pro, und ein dediziertes Hardware-Terminal bietet Aplano nicht. Bewertungen: Capterra 4,8/5 bei 113, OMR Reviews 4,7/5 bei 206 (Stand Juli 2026). Mehr auf der Aplano-Detailseite.

2. clockodo – wenn Projektzeit abgerechnet wird

clockodo trennt inzwischen zwei Produktlinien. Clockodo Arbeitszeit deckt Kommen, Gehen, Pausen, Urlaub und Stundenkonten ab (Basic 4 Euro, Basic Plus 6 Euro mit Single Sign-on und automatischen Backups). Clockodo Projektzeit ergänzt Projektcontrolling, Budgets, Stundensätze und die Übergabe von Rechnungspositionen an Rechnungstools (Pro 10 Euro, Pro Plus 12 Euro). Bei Jahreszahlung sinkt der Preis um fünf Prozent, ab 20 Nutzern gibt es individuelle Angebote, Einzelnutzer arbeiten kostenlos. Für Agenturen und Beratungen, die Crewmeister wegen des Abrechnungsbedarfs verlassen, ist clockodo der naheliegende Kandidat; eine Schichtplanung ist im Tarifumfang nicht ausgewiesen. Der direkte Vergleich steht unter Aplano vs. clockodo.

3. TimeTac – modulare Arbeitszeitregeln

TimeTac bietet für Arbeitszeit und Abwesenheit drei Pläne: Essential (4,50 Euro bei Jahreszahlung, 5,00 Euro monatlich), Standard (8,00 bzw. 9,00 Euro) und Advanced (9,50 bzw. 10,50 Euro), jeweils je Benutzer und Monat. Ab Standard kommen Gesetzeskonformitätsprüfung, Freigabe-Workflows, Überstundenregeln mit Zuschlägen und Lohnarten, Abwesenheitssalden, Geolokalisierung und Geofencing sowie API hinzu. Projektzeit ist ein eigenes Modul, beide zusammen sind laut Preisseite zehn Prozent günstiger. Mit 30 Tagen ist die Testphase doppelt so lang wie bei Crewmeister. Mehr dazu: Aplano vs. TimeTac.

4. timr – mobil, offline und mit Fahrtenbuch

timr kombiniert Arbeitszeit, Projektzeit und Fahrtenbuch. Die Apps für iPhone und Android arbeiten offline und auf Wunsch mit GPS-Position, ein Android-Tablet dient als Terminal. Den Standardpreis gibt timr mit 8 Euro je Benutzer an; je nach Plan kommt eine monatliche Pauschale pro Konto hinzu, auch der Admin braucht eine volle Lizenz. Gezahlt wird für 1, 3, 6 oder 12 Monate im Voraus, eine automatische Verlängerung gibt es nicht. Ein Free-Plan deckt einen Benutzer mit einer Funktion ab.

5. Timebutler – Flatrate statt Pro-Kopf-Preis

Timebutler rechnet nicht je Nutzer, sondern mit einem Festpreis für das Team, in dem alle Funktionen enthalten sind – Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung, Überstundenmanagement und Personalakte. Für 25 Mitarbeitende nennt der Preisrechner 59,95 Euro pro Monat, bis 35 Personen gilt der Festpreis, jede weitere Person kostet 1,39 Euro im Monat. Die Testphase dauert sechs Wochen und läuft automatisch aus. Für Betriebe, deren Schwerpunkt auf Urlaub und Abwesenheit liegt, ist das ein gut kalkulierbares Modell.

6. Papershift – automatische Schichtzuweisung

Papershift verkauft Pakete nach Teamgröße plus 39 Euro Grundgebühr im Monat. Für 16 Mitarbeitende nennt die Preisseite 64 Euro (Core, Zeiterfassung und Personalakte), 96 Euro (Premium, zusätzlich digitale Dienstplanung mit automatischer Schichtzuweisung nach Regeln und Mehr-Standort-Planung) und 144 Euro (Professional, vollautomatische Dienstplanbelegung) bei monatlicher Zahlung; jährlich sind es zehn Prozent weniger. Die Testphase dauert 14 Tage. Bei kleinen Teams fällt die Grundgebühr deutlich ins Gewicht.

Auswahlkriterien: So findet man die passende Alternative

Ein Vergleich nach Listenpreis allein führt zuverlässig zum falschen Paket. Fünf Fragen sortieren das Feld schneller:

Unabhängig vom Anbieter lohnen drei Prüfpunkte. Erstens der Erfassungsweg: App, Browser und Stempelstation sollten nebeneinander funktionieren, damit niemand ohne Möglichkeit zum Stempeln dasteht. Zweitens der Korrekturprozess: vergessene Buchungen, Nachträge mit Freigabe und eine nachvollziehbare Änderungshistorie – seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung (1 ABR 22/21) ist das keine Komfortfrage mehr. Drittens der Monatsabschluss: Stundenkonten, Überstunden und Abwesenheiten müssen sich ohne Handarbeit exportieren lassen. Die vollständige Liste steht unter 7 Kriterien für eine gute Zeiterfassungs-App.

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